大型集体材料主数据实践共享

工业企业中物料主数据的数量最大，也最关键。物料主数据主要记录某种物料的各种参数、属性及其相关信息，比如物料编码、物料描述、计量单位、物料类型（原材料、半成品、成品）、工厂、库存地点、销售组织、来源类型（自制件/采购件）和财务成本信息等。这些信息反映了企业现有资源、现有生产能力和目前的工作流程。可以说，物料主数据是牵一发而动全身的，它是基础数据中的基础，可以说物料主数据质量对企业有着至关重要的影响，如何提高企业物料主数据质量的管理是企业必须面对与解决的一个问题。本文结合某集团物料主数据标准化管理的情况，谈谈关于企业物料主数据的标准化管理工作。

一、物料主数据管理中存在的主要问题

1.1物料主数据在整个流程中存在的问题

物料主数据应用于计划、采购、入库、出库到结算的全程。计划、入库等各业务管理要求不同，对物料主数据描述精细程度也不一致。有时会出现矛盾，这些矛盾体现在主数据的使用中，造成工作被动。例如：报计划时要求不能指定厂家，只描述物料性能等参数，通过招议标工作才能确定品牌，入库时应有明确的产品型号，以上环节均使用同一描述，要求描述符合以上所有要求，如果产品没有统一标准，就会出现带有厂家信息的描述。

1.2物料主数据几个常见的问题

物料主数据的重要性近年来逐步提高，管理部门与业务员如不加强重视就会出现问题。

一物多码：物料主数据必须具有唯一性，一条物料主数据只能代表一个指定的物料，某一物料只能找到一条相对应的物料主数据。因此，物料主数据的唯一性是主数据中最根本的特性和必须严格遵守的基本原则。然而，目前在ERP系统实际运行中，一物多码情况却非常普遍，可能在同一品名或不同品名中出现，原因是各厂提报主数据人员对物料的习惯称呼不同，申请主数据时不够细致，未使用规范名称，或由于业务水平和不够重视等因素在不同的品名下进行申请造成同一物资出现不同名称。再有可能就是同一物资只要描述稍有变化，就会增加一个新的物料主数据，其结果是同一种物资的主数据有好几条。

一码多物：其中描述完全一样，库存物资却是不同的物料主数据，造成采购物资不准确，到的货物不能使用或质量不能保证，既增加了库存积压，而且还有造成生产事故的风险。

物资需用计划工作中也存在套码及对物料主数据描述含义理解不清的问题，工作人员对物资技术标准了解不够全面，而过分依赖于供应商提供的产品属性及技术要求，因此管理部门与业务人员需要加强对标准库的建立与学习，增强对实物的了解，否则不利于供需双方合作共赢。

1.3物料主数据在系统应用中存在的问题

ERP、招采等系统上线初始，部分历史业务数据不规范但却急需进入系统，因此产生了特批数据，这部分数据影响了业务的运行并成为不合格数据。随着业务需求深化及信息系统功能的完善，基础数据会由于不符合新要求成为不合格数据。如计量单位要求使用标准单位，会造成使用非标准单位的物料主数据成为不合格数据，这些不合格数据被停用需要重新物料主数据，并对已有业务数据进行处理。

基础数据停用等需要在各个信息系统间协同处理，这对生产系统应用影响很大，造成作停滞等，是影响正常业务工作和系统应用的重要问题。

二、物料主数据问题出现的原因

物料主数据出现的问题主要有以下几个方面：

■物料主数据申请人员为各基层单位材料及设备管理人员，人员水平参差不齐，更换频繁，缺乏专业知识，对所需要的物资没有正确的认识，对相关物资标准不清楚，不能将需求物资准确转换成公共数据平台中的标准描述；

■不同的人对同一物资的名称习惯叫法不一样，或以该物资的属性理解不同；

■物料主数据申请没有严格的申请审核指南，物料主数据缺乏统一的规则等，导致了不断新增物料主数据，造成重码、多码、错码现象，破坏了物料主数据使用的稳定性和延续性。

三、物料主数据的管控措施

物料主数据是以ERP为核心的企业信息系统的运行基础，优化企业物料主数据质量的管理可以提高企业运营效率，意义深远。某大型集团确定了SH217信息化项目群的建设目标、计划和内容。物料主数据标准化管理是实现某大型集团物资集约化管理“三步走”（物资管理标准化到物资管理精细化，再到物资管理规模化）建设策略的基础。

3.1物料主数据及主数据管控体系

3.1.1物料主数据的概念

物料主数据是描述企业所有采购和生产的产品及服务的自然属性等基本信息，物料编码是物资的唯一标识，物料编码标准化可以确保物资编码的唯一性和在各个运营单元物资管理系统中的一致性，将供应链的上、下游整合，使得物资在各个运营模块保持简单、一致，加快供应链内部的处理速度。

物料主数据包含了对公司内部所有企业现有库存及之前一段确定期限内计划采购的全部物料、动态的采购计划业务的物料的集合，它是企业中有关物料信息(例如库存水平)的物料数据代码库，将所有的物料主数据集成在单一的物料数据库中，消除了数据冗余的问题，而且不仅是物资管理部门的计划管理、采购管理、收货、入、出库时使用这些数据，而且和其它模块如设备管理模块的工单需求提报、生产领用、财务模块的发票校验、结算等模块都是直接关联。它是所有模块的基础。

3.1.2物料主数据管控体系的组成

物料主数据管控体系由四部分组成:组织、流程、平台、制度。

主数据管控体系中的工作安排要实行责任制，其中四个组成部分都要安排具体的负责人。主数据管控体系重要的管理内容主要有三项:

(一)实现数据的标准化管理，目前数据标准化管理主要通过数据的统一编码、统一描述以及对数据系统分类来实现;

(二)管控数据的质量，提高数据质量主要从检验数据的合理性、数据的真实性、数据的完整性、数据的唯一性以及数据的及时性;

(三)保证数据的安全性，将数据进行备份处理或者是将数据系统进行加密处理都可以提高数据的安全性。

3.2物料主数据的分类和编码

3.2.1分类标准

物料分类标准是物料主数据编制的依据。物料分类标准要兼具科学性、系统性、可扩延性、兼容性与综合实用性等特点。在确定物料分类标准的过程中，可参照国家和行业有关技术规范，根据企业所处的行业类型、生产特点和管理需求等条件，结合企业物料全生命周期所涉及到的要素进行科学分类，确定其分类的合理层级，并对每个类别所包含的范畴进行明确的定义，最终形成分类标准管理体系。

3.2.2编码规则

物料基本编码规则一般有三种:流水码、分类码和特征码。流水码是一种最简单、最常用的代码，能缩短编码的时间，但无法表现编码的分类特性，不便于数据的统计和查询;分类码和特征码包含了类别信息，尤其是特征码还包含物料的基本属性，易于记忆、查询、统计和数据处理，但增加了软件设计和使用操作的复杂程度。

编码码段分配：物资物料编码采用以1、3、4、5、6、7开头的8位流水码，编码范围10000000～19999999，30000000～79999999；服务类物料采用以9开头的8位流水码，编码范围90000000～99999999；商品煤物料采用以8开头的8位流水码，编码范围80000000～89999999；通用码是对采购前物料属性未知的物料进行事先赋码，通用码采用以2开头的8位流水码，编码范围20000000～29999999；

唯一性：通过物料编码，可以保证一物一码；

稳定性：编码与物料属性不关联，稳定性强；

可扩展性：8位流水码可提供千万级的数据量，流水号范围10000000~99999999，可支持千万级的数据。

3.2.3描述规范

物料描述是物料主数据信息的重要组成部分。规范物料描述可以解决企业物料描述普遍存在的随意性问题，通过固化物料的特性属性描述等信息，有效避免因不同人员操作而产生不同的描述结果，从而实现一物一码。

规范物料描述的方法，一是制定《物料特征属性描述规范》，包括物料主要自然属性的确定、取值范围及相互关系，以便对具体物料描述进行规范化定义;二是针对不同物料类别层次建立对应的物料属性特征描述模板。某大型集团编制有《物料编码提报规范性指南》、《物资主数据标准》和《标准符号对照表》，对物料的分类、属性描述及标点符号均做了严格的规范，以确保物料特征属性描述标准、规范。

3.3企业物料主数据标准化管理工作

为保证物料主数据描述规范统一，有必要在物资分类及特征项体系下制定更加细化的描述规则，即标准描述规则，作为物料主数据提报和审核工作的基础指导文件，有效杜绝归类错误、一物多码等问题，减少人工干预工作量。

3.3.1建立统一的物料主数据标准体系

物料分类标准是物料主数据编制的依据。物料分类要以物料自然属性为第一分类原则，并兼顾企业管理要求与实用性相结合原则。

在确定物料分类标准的过程中，参照国家和行业相关标准，结合企业物料特性进行科学分类，确定合理的分类层级，并对每个类别所包含的内容进行明确的定义，最终形成分类标准。

3.3.2搭建统一的物料主数据管理平台

通过需求调研、功能设计、开发、配置、测试、上线，进行物料主数据管理平台搭建。

实现主数据申请、审批、校验、分发，数据建模、数据清洗、统计分析、数据管理流程配置、系统管理等功能。某大型集团通过搭建物料主数据管理平台，将物料分类标准、物料描述模版等物料主数据标准化管理的标准、规范和流程在系统中固化，有效提高物料主数据管理质量和效率。

3.3.3编制统一的物料主数据代码库

按照已制定好的物料分类标准和物料描述规范，对现有物料数据进行梳理和清理，删减重复的物料数据、补充残缺的参数、改正错误的信息，最终形成统一的、规范的物料主数据代码库。

3.3.4建立统一的物料主数据管理运维体系

建立统一的物料主数据管理运维管理组织，制定物料主数据管理办法，维护细则、应用考核规范等管理制度。某大型集团按照“归口管理，分工负责”的原则，建立总部、子分公司两个层面的物料主数据管理体系。

总部和子分公司组建物料代码专业审核团队，分设化工、设备、材料、电气、仪表等专业审核岗、提报规范性审核岗，负责物料编码申请、审核、应用和运维情况的监督、检查和考核;定期组织物料编码清理工作，对于系统中的冗余数据组织清理，将清理的结果通知使用单位;负责受理物料编码申请、审核过程中提出的问题，提供咨询、支持和服务。

四、物料主数据管理的启示

4.1物料主数据申请审核实行专业化管理，加强物料主数据管理要求

跟据当时管理实际情况，采取了增加专业级审核的流程，让物资采购部各专业采购的业务人员进行线上一级审核，以确保物料的唯一、准确性、可用性，充分发挥一级审核专业性、二级审核的规则性作用，对不符合要求的坚决给予退回，在问题的源头上把好关，保证物料主数据的准确性与规范性。

4.2进行统一的物料主数据申请、审核培训，明确一些通用的规范要求

物资采购部定期组织物资专业知识培训，包括申请人员及审核人员，培训结束后进行统一的考试。

4.3完善制度建设

为使物料主数据管理更加规范化，做到有章可循。在《物资采购计划管理规定》中对物料主数据流程和要求及考核等做了明确的要求。

为贯彻落实新制度，物资采购部组织进行了公司级和物资采购部两个层面的制度培训，通过培训学习、考试竞赛等多种形式，向涉及物料主数据管理和业务操作的各岗位人员宣讲。在制度执行一段时间后，由于MDM系统和业务流程的调整又组织人员对规章制度进行了全面梳理评价和修订完善，力争做到用好的制度约束人，用好的制度来保护人，为全面提升物资采购管理水平打好基础。